PENDAHULUAN
Suatu sistem yang dipakai dalam suatu bisnis harus perlu dikembangkan dari waktu ke waktu. Hal ini karena suatu sistem tersebut merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi penggunanya. Sistem informasi memiliki beberapa komponen, yaitu input, ouput, penyimpan data, pemproses, instruksi dan prosedur, pemakai, dan yang terakhir adalah pengamanan dan pengawasan.
Salah satu cara dalam pengembangan sistem adalah menggunakan Sistem Development Life Cycle. System Development Life Cycle (SDLC) merupakan suatu cara pengembangan sistem yang memerlukan suatu tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem. Pengembangan sistem dengan menggunakan metode ini memerlukan waktu lama dalam penyelesaiannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai sistem tersebut diterapkan.
PEMBAHASAN
A. Pengertian SDLC
System Development Life Cycle dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi.
Dalam penyelesaiaanya SDLC ini penyelesaiannya membutuhkan waktu sampai berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai sistem tersebut diterapkan. jika suatu sistem yang sudah dikembangkan menghadapi suatu masalah, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinnya. Hal inilah yang dinamakan siklus hidup sistem(System life cycle).
Pengembangan sistem menggunakan cara SDLC ini bisa diterapkan oleh suatu perusahaan apabila :
a. Tidak tersedia metode lain dalam pengembangan sistem yang sesuai yang sudah tersedia di pasaran (metode paket)
b. Pengembangan sistem digunakan untuk tujuan jangka panjang
c. Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sudah memenuhi syarat atau mampu untuk mengaplikasikan sistem yang baru yang dikembangkan dengan SDLC
B. Langkah-Langkah Pengembangan Sistem
Dalam mengembangkan suatu sistem dengan menggunakan SDLC, terdapat beberapa tahapan yang perlu dilalui antara lain perencanaan sistem (system planning), analisis sistem (system analysis), desain sistem (system design), seleksi sistem (system selection), implementasi sistem (system implementation) , dan perawatan sistem (system maintnance).
Penjelasan dari masing-masing tahap tersebut adalah :
1. Perencanaan Sistem (System Planning)
Perencanaan sistem informasi berguna untuk memberikan suatu batasan dalam pengembangan sistem. Perencanaan sistem informasi ini akan memberikan manfaat antara lain mengenai :
- Pengidentifikasian ruang lingkup pengembangan sistem
Perencanaan sistem digunakan agar ruang lingkup dalam pengembangan sistem tersebut jelas dalam pengembangan sistem yang akan dilaksanakan.
- Identifikasi masalah
Perencanaan sistem informasi ini juga akan memberikan informasi mengenai masalah potensial yang terdapat dalam sistem yang menyebabkan suatu sistem tersebut perlu untuk dikembangkan agar masalah potensial yang terdapat dalam sistem sebelumnya bisa diatasi.
- Pengaturan urutan tugas pengembangan sistem
Perencanaan sistem juga memberikan gambaran mengenai tahapan-tahapan selanjutnya yang perlu dilakukan agar sistem tersebut dapat selesai sesuai dengan rencana
- Pengendalian
Perencanaan sistem dilakukan sebagai suatu alat untuk melakukan kontrol atau pengendalian antara rencana tentang sistem informasi yang akan dibuat dengan hasil sesungguhnya.
Perencanaan suatu sistem memerlukan suatu tahap-tahap perencanaan antara lain :
- Mengenali masalah
Mengenali masalah yang terdapat dalam suatu sistem merupakan peran dari manajer dan elemen-elemen lain dalam suatu perusahaan.
- Mendefinisikan masalah
Pendefinisian masalah ini dilakukan oleh manajer yang merupakan pimpinan dalam perusahaan dan juga oleh analis sistem yang bertujuan mrnganalisa kelemahan dalam sistem.
- Menetapkan tujuan sistem
Penetapan dalam tujuan sistem ini adalah sesuai dengan keinginan dari pihak atau pengguna dari suatu sistem yang perlu dikembangkan tersebut.
- Mengidentifikasi hambatan sistem
Analis sistem berperan dalam mengidentifikasi masalah yang menghambat jalannya sistem tersebut seperti lingkungan dari sistem dan pengguna dari suatu sistem itu sendiri.
- Melakukan studi kelayakan sistem
- Membuat proposal mengenai studi sistem
- Menerima atau menolak usulan pengembangan sistem
- Membuat suatu mekanisme kontrol pengembangan sistem
2. Analisis Sistem (System Analysis)
Dalam tahapan analisis sistem ini digunakan oleh analis sistem untuk :
a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar.
b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.
c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini.
d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan analisis sistem ini adalah :
a. Problem detection
Problem detection atau mendeteksi sistem ini bertujuan untuk mendeteksi suatu sistem apabila sistem yang dijalankan saat ini telah semakin berkurang manfaatnya(memburuk). Hasil yang didapatkan dari mendeteksi masalah yang terdapat dalam sistem ini adalah suatu laporan pendahuluan yang berisi masalah yang terjadi dalam sistem.
b. Initial Investigation (Investigasi Awal)
Tujuan dari investigasi awal ini adalah memberikan sistem yang digunakan saat ini dengan penekanan-penekanan pada daerah-daerah yang menimbulkan permasalahan.
Hasil yang didapatkan dari investigasi awal ini adalah penjelasan tentang sistem yang digunakan saat ini.
c. Requirement analysis (determination of ideal systems)
Tujuan dari tahapan atau kegiatan ini adalah Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem. Hasil yang diperoleh dari tahapan ini adalah Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.
d. Generation of system alternatives
Kegiatan atau tahapan ini bertujuan mencari perbedaan dari alternatif sistem dalam mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan sistem idealnya. Hasil yang diperoleh adalah Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan digunakan untuk memperbaiki sistem.
e. Selection of proper system (menyeleksi proposal sistem)
Hal ini bertujuan untuk membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management. Sedangkan hasil yang didapatkan adalah hasil-hasil dari studi sistem.
3. Desain Sistem (Design System)
Dalam tahapan desain sistem ini memiliki tujuan yaitu : mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap desain sistem adalah :
a. Output Design (Desain Keluaran)
Tujuan dari kegiatan ini adalah memberikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya. Sedangkan hasil yang diperoleh yaitu bentuk atau form dari dokumentasi keluaran (output).
b. Input Design (Desain Masukan)
Tujuan dari input desain ini adalah memberikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem informasi. Hasil yang diperoleh yaitu bentuk atau form dari dokumentasi masukan (input).
c. File Design
Bertujuan memberikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam sistem informasi. Hasil yang diperoleh yaitu bentuk (forms) dari dokumentasi file.
4. Implementasi Sistem (System Implementation)
Tahapan implementasi sistem ini memiliki beberapa tujuan. Tujuan tersebut antara lain :
- Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.
- Mengimplementasikan sistem yang baru.
- Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.
Kegiatan yang dilakukan dalan tahapan implementasi sistem ini adalah :
a. Programming and Testing (melakukan pemrograman dan uji coba)
Tujuan dari kegiatan ini adalah Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar. Hasil dari kegiatan ini adalah melakukan pengkodean program dan spesifikasi program.
b. Training (pelatihan)
Tujuan dari pelatihan ini adalah memimpin pelatihan dalam menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem). Hasil yang didapatkan dari kegiatan ini adalah Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan sebagainya.
5. System Changeover (Pergantian Sistem)
Tujuan dari perubahan sistem ini adalah melakukan pengubahan pemakaian sistem lama ke sistem yang baru dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization). Hasil yang diperoleh yaitu rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).
C. Kelebihan SDLC
System Development Life Cycle ini mempunyai beberapa kelebihan yaitu menyediakan suatu tahapan yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam mengembangkan sistem dan memberikan hasil sistem baru yang lebih baik karena sistem yang baru tersebut dianalisis dan dirancang secara keseluruhan melalui tahap-tahapan terdahulu sebelum diimplementasikan.
D. Kelemahan SDLC
Selain terdapat kelebihan SDLC, SDLC ini juga mempunyai kelemahan apabila digunakan dalam pengembangan sistem yaitu hasil dari SDLC tergantung dari hasil di tahap analisis, sehingga apbila terjadi kesalahan analisis maka akan terbawa dalam sistem dan dalam pengembangan sistem informasi menggunakan SDLC ini dibutuhkan waktu yang lama dalam pengembangannya karena sistem tersebut seperti dimulai dari awal hingga tahap akhir yaitu pengimplementasian.
PENERAPAN SDLC
Contoh suatu penerapan System Development Life Cycle dalam sirkulasi buku perpustakan yaitu :
a. Analisis
Pada analisis ini adalah melakukan beberapa survey terhadap apa yang akan dibutuhkan dan terjadi pada saat system(aplikasi) akan dibuat dalam SDLC bagian perpustakaan (hardware). Pada sistem sirkulasi buku perpustakaan yang dibutuhkan adalah Optical bar reader yang nantinya akan digunakan untuk meneruskan informasi ke komputer, kemudian ada database yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan informasi, terminal peragaan visual dan id card untuk pengunjung agar bisa melakukan peminjaman buku yang tersedia di perpustakaan tersebut.
b. Desain
Melakukan interface terhadap inputan dan output bagi petugas agar mudah mengoperasikan komputer dan bagi pengunjung agar mudah melihat macam-macam buku.
c. Implementasi
Menentukan bahasa pemrograman yang digunakan, hardware yang dipakai yaitu beberapa buah PC yang digunakan petugas untuk menginput, mengakses data. OBR untuk meneruskan informasi ke komputer, database yang digunakan untuk menyimpan informasi, terminal peragaan visual dan id card untuk pengunjung agar bisa meminjam buku.
d. Maintenance
Melakukan pengecekan terhadap sistem yang dilakukan oleh analis sistem setiap 1 bulan sekali. Sehingga apabila ada kerusakan terhadap sistem maka analis sistem bisa langsung melakukan perbaikan terhadap sistem tersebut.
PENUTUP
Pengembangan suatu sistem informasi dengan menggunakan metode System Development Life Cycle mempunyai kelebihan dan kelemahan. Kelebihan penggunaan SDLC dalam pengembangan sistem adalah terutama karena pengembangan sistem menggunakan metode ini dilakukan dengan baik karena melalui tahapan-tahapan yang menyeluruh sedangkan kelemahan dari pengembanagn sistem menggunakan metode ini adalah karena dalam pengembangan sistem menggunakan SDLC ini membutuhkan waktu yang lama mulai dari tahapan perencanaan hingga pengimplementasian.
DAFTAR PUSTAKA
http://id.wikipedia.org/wiki/SDLC
http://mhoel.blogspot.com/2010/02/sdlc-system-development-life-cycle.html
http://hilda_kamaruddin.students-blog.undip.ac.id/tag/siklus-hidup-pengembangan-system-sdlc/
http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi4.html
Sabtu, 14 Mei 2011
Pengendalian Internal Terkomputerisasi .. (SIA)
PENDAHULUAN
Agar dapat mendukung dan mengendalikan aktivitas-aktivitas dalam siklus pendapatan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai badan usaha, maka badan usaha perlu menciptakan struktur pengendalian internal yang memadai, yang dihasilkan dari penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang sesuai dengan kebutuhan badan usaha tersebut. Struktur pengendalian internal yang memadai dalam sistem informasi akuntansi terkomputerisasi dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan dapat diandalkan, serta dapat melindungi harta badan usaha dari pemborosan, kecurangan dan kerugian lainnya.
Meskipun secara teori dukungan teknologi informasi dalam sistem informasi bukan merupakan syarat mutlak bagi jalannya sistem informasi akuntansi akan tetapi saat ini nampaknya dukungan teknologi informasi terhadap suatu sistem informasi sifatnya bukan lagi pilihan (optional) tetapi sudah merupakan kebutuhan.
PEMBAHASAN
A. Pengendalian Intern Dalam SIA Terkomputerisasi (Computerized Internal Control)
Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk melakukan pengawasan dan menjaga kekayaan organisasi. Metode pengolahan data dapat mempengaruhi struktur organisasi dan prosedur pengendalian yang diperlukan untuk mencapai pengendalian akuntansi. Penggunaan komputer untuk mengolah data menyebabkan adanya beberapa perbahan pada prosedur pengendalian akuntansinya. Di dalam sistem pengolahan data elektronik terjadi penggabungan tugas-tugas yang tidak dapat diterapkan pada sistem manual.
Pengamanan di dalam sistem PDE tergantung kepada program komputer. Sebagai contoh adalah, jika suatu program sudah diuji dan disetujui, program ini akan mengolah transaksi dengan seragam.
Pengendalian umum mencakup lingkungan PDE dan seluruh kegiatan PDE. Pengendalian ini cenderung meluas akibatnya dan secara langsung mempengaruhi kekuatan pengendalian penerapannya. Tujuan pengendalian umum PDE adalah untuk membuat rerangka pengendalian menyeluruh atas aktivitas PDE dan untuk memberikan tingkat keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian intern secara keseluruhan dapat tercapai.
B. Pengendalian Umum
Pengendalian umum meliputi :
1. Pengendalian Organisasi dan Operasi
Pengendalian ini dirancang untuk menciptakan rerangka organisasi aktivitas PDE yang meliputi:
a. Pemisahan Fungsi Antar Bagian
Suatu organisasi terdiri dari beberapa bagian yang masing-masing mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab yang terpisah dan berbeda. Agar tidak terjadi ketidakjelasan fungsi dalam organisasi, maka perlu dibuat deskripsi jabatan yang berisi tugas dan wewenang setiap bagian.
Deskripsi jabatan perlu dibuat untuk setiap bagian dengan menunjukkan nama jabatan dan berisi penjelasan fungsi tiap-tiap bagian. Agar setiap karyawan mengetahui tugas dan wewenangnya, deskripsi jabatan yang disusun harus diperbanyak untuk dibagikan kepada setiap karyawan yang berkepentingan.
Bagian PDE hanya bertanggungjawab tertentu seperti mengolah data, mengawasi data selama proses pengolahan dan menerbitkan hasil pengolahan data kepada pemakai. Fungsi ini harus terpisah dari semua departemen yang menggunakan data dan melaksanakan bermacam-macam kegiatan operasional perusahaan.
Pemisahan tugas dan tanggungjawab antar bagian dapat berupa:
- Semua transaksi dan perubahan terhadap catatan file induk (master file) harus berasal dan diotorisasi oleh bagian lain selain PDE
- Bagian PDE tidak boleh menyimpan aktiva, kecuali aktiva pengolah data
- Bila terjadi kesalahan transaksi harus dibetulkan sendiri oleh bagian yang bersangkutan bukan oleh bagian PDE. Bagian PDE hanya boleh membetulkan kesalahan yang terjadi selama pengolahan
- Bagian yang berwewenang mengotorisasi transaksi tidak boleh menyimpan aktiva hasil transaksi
Bagian PDE bisa merupakan bagian dari fungsi akuntansi (berada dibawah controler) atau bisa juga merupakan bagian yang berdiri sendiri dan terpisah sebagai unit yang berdiri sendiri, yaitu Bagian PDE.
Bagian PDE Di Bawah Controller
Keuntungan yang akan didapatkan apabila bagian PDE berada di bawah bagian controller yaitu :
- Jika ada keinginan perubahan dari sistem akuntansi manual ke sistem berbasis komputer, maka tidak terlalu mengejutkan departemen PDE yang berada di bawah controller dan mudah diterima, karena bukan merupakan departemen yang terpisah.
- Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpisah dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap pengolahan transaksi dan penyediaan informasi keuangan kepada manajer. Fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif.
- Karena keberhasilan aplikasi komputer di dalam kegiatan akuntansi seperti misalnya: penggajian, pengendalian persediaan merupakan tanggungjawab akuntan, sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka diharapkan dalam pengembangan aplikasi tersebut akan dapat lebih tepat sasaran.
- Jika bagian PDE dibawah controller, maka seorang controller harus memahami dan menguasai teknologi pengolahan data dengan baik, apalagi jika data yang akan diolah juga meliputi data non akuntansi. Peranan controller harus dibekali dengan pengetahuan yang berhubungan dengan kedua jenis data tersebut.
Bagian PDE Terpisah Dari Bagian Akuntansi
Bagian PDE dapat juga diorganisasikan menjadi unit tersendiri dan terpisah dari fungsi akuntansi dan berada di bawah tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu Manajer PDE. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa bagian PDE adalah service departement yang tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga mengolah data non akuntansi. Pertimbangannya adalah, jika bagian PDE berada di bawah controller, sistem PDE cenderung didominasi informasi keuangan sehingga bagian-bagian lain akan tidak puas terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya.
Dengan memisahkan bagian PDE dibawah tanggungjawab Manajer PDE, pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena Manajer PDE merupakan spesialis di bidangnya.
b. Pemisahan fungsi-fungsi di dalam Bagian PDE
Fungsi-fungsi utama dalam bagian PDE antara lain :
a. Fungsi Pengembangan Sistem
Fungsi pengembangan sistem meliputi pembuatan program dan pengembangan sistem itu sendiri. Tanggungjawabnya tidak hanya terhadap aplikasi komputer yang baru tetapi juga terhadap perubahan aplikasi yang sudah ada. Karyawan di bagian ini disebut dengan pemrogram (programmer) dan analis sistem (system analist).
b. Fungsi Pengolahan Data
Fungsi pengolahan data ini meliputi :
- Penyiapan Data
Bagian yang mempersiapkan data (data preparation section) berfungsi mempersiapkan data ke bentuk media yang dapat dibaca komputer (machine readable form) dan memeriksa kebenarannya, sehingga siap untuk dimasukkan. Bila tidak digunakan bentuk media yang dapat dibaca komputer, bagian ini berfungsi memberi kode pada dokumen dasar yang belum terkode supaya sesuai dengan kode yang dipergunakan dalam pengolahan data.
- Operator Komputer
Bagian yang mengoperasikan komputer merupakan bagian yang berfungsi mengolah data sampai dihasilkan laporan
Karyawan di bagian ini disebut dengan operator komputer. Operator yang bekerja sesuai dengan prosedur yang tertulis didalam manual pengoperasian.
- Pengendali Data (Data Control)
Bagian pengontrol data berfungsi sebagai penengah antara bagian-bagian lainnya dengan bagian PDE. Karyawan-karyawan bagian ini sering disebut dengan data control group. Data control group ini bertugas menerima data dari bagian-bagian lain, mengagendakannya, membuat batch control data, mengawasi jalannya pengolahan data, memantau pembetulanpembetulan kesalahan selama pengolahan data dan mendistribusikan keluaran (output) kepada pemakai yang berhak.
- Pustakawan Data (Data Librarian)
Bagian pustaka data berfungsi menjaga ruangan tempat penyimpan data yang disebut dengan perpustakaan data. Perpustakaan data merupakan tempat penyimpan data dan program dalambentuk media simpanan luar. Karyawan di bagian ini disebut dengan pustakawan (librarian). Tujuan utama fungsi pustaka data ini adalah untuk memisahkan tugas dan tanggungjawab antara bagian yang menyimpan data dengan bagian yang akan menggunakannya untuk operasi sehingga dapat mencegah orang yang tidak berhak untuk menggunakannya (mengaksesnya).
Fungsi pengembangan sistem dan sistem pengolahan data harus dipisahkan, karena jika seseorang mengetahui program dan sistem secara detail dan dapat menggunakannya (mengaksesnya), dia dapat merubah tanpa ijin. Pada kenyataannya, kedua fungsi tersebut di atas tidak hanya terpisah secara organisasional, tetapi juga secara fisik. Analisa sistem dan programer harus dilarang mengoperasikannya untuk maksud-maksud negatif. Operator komputer dan karyawan pengolahan data lain tidak boleh melihat dokumentasi program, bahkan lebih baik jika sama sekali tidak tahu mengenai PDE.
Pada organisasi yang kecil, bagian PDE hanya terdiri dari sejumlah kecil karyawan yang bertanggungjawab untuk mengoperasikan komputer saja. Analis sistem dan pemrograman tidak diperlukan karena menggunakan program-program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Pada organisasi yang lebih besar, bagian PDE bisa terdiri dari beberapa fungsi, yaitu analis sistem, pemrogram dan beberapa orang yang memasukkan data (data entry operator). Dalam PDE yang lebih besar lagi, masing-masing fungsi tersebut bisa dilakukan oleh ratusan karyawan.
2. Pengendalian Pengembangan Sistem
Pengendalian ini dirancang untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sistem dikembangkan dan dipelihara dalam suatu cara yang efisien dan melalui otorisasi semestinya yang berhubungan dengan :
- Kaji ulang (review), pengujian, dan persetujuan sistem baru
- Pengendalian perubahan program
- Prosedur dokumentasi
Fungsi pengembangan sistem terutama terdiri dari pemrogram dan analis sistem, yaitu orang-orang yang mengerti tentang PDE secara terinci. Agar terdapat pengendalian yang memadai terhadap pengembangan sistem, antara lain dapat diterapkan prosedur-prosedur sebagai berikut:
- Perancangan sistem harus melibatkan wakil dari tiap-tiap bagian
- Pengujian sistem harus merupakan usaha bersama antara karyawan PDE dengan bagian lain
- Harus ada persetujuan akhir sebelum suatu sistem baru dilaksanakan
- Setiap perubahan program harus disetujui sebelum diterapkan untuk meyakinkan bahwa perubahan tersebut sudah diotorisasi, diuji, dan didokumentasikan
3. Pengendalian Dokumentasi
Pengendalian dokumentasi menyangkut pengendalian dokumen-dokumen dan catatan- catatan perusahaan mengenai kegiatan PDEnya.
Dokumentasi ini berguna untuk manajemen dalam hal:
- Mengkaji ulang sistem
- Melatih karyawan baru
- Memelihara dan memperbaiki sistem dan program yang ada
Bagi auditor, dokumen merupakan sumber informasi yang utama mengenai aliran transaksi dalam sistem dan pengendalian akuntansi yang terkait.
Di dalam PDE ada enam jenis dokumentasi yaitu :
1. Dokumentasi Prosedur
Menetapkan rencana sistem secara keseluruhan. Dokumentasi ini berisi prosedur-prosedur tertentu.
2. Dokumentasi Sistem
Menunjukkan tujuan dari sistem pengolahan data dan termasuk bagan alir sistem, deskripsi masukan dan file yang digunakan, deskripsi keluaran yang dihasilkan, pesan-pesan kesalahan pengolahan (error messages) dan daftar pengendalian. Dokumentasi sistem sangat diperlukan oleh analis sistem, pemakai sistem, dan auditor.
3. Dokumentasi Program
Dokumentasi program ini terutama dibutuhkan oleh pemrogram untuk memperbaiki program. Dokumentasi program seperti console run book berisi instruksi-instruksi untuk menghasilkan program.
4. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi operasi berguna bagi operator
5. Dokumentasi Data
Berisi definisi-definisi dari item-item data didalam data base yang digunakan. Dokumentasi data juga berguna bagi pemrogram sejauh berhubungan dengan item-item data yang diperlukan program yang dibuat.
6. Dokumentasi Pemakai
Seperti dalam sistem manual pemakai menjelaskan tujuan dari sistem pengolahan data, prosedur untuk memasukkan, bentuk-bentuk penggunaan laporan dan keluaran lain, pesan-pesan kesalahan yang mungkin dan prosedur pembetulan kesalahan. Kadang-kadang dokumentasi ini disatukan dengan dokumentasi sistem.
4. Pengendalian Perangkat Keras, Perangkat Lunak Sistem Operasi Dan Sistem Lainnya
Pengendalian Perangkat Keras
Pengendalian perangkat keras lazimnya telah dibuat di dalam perangkat komputer oleh pabrik pembuatnya untuk mendeteksi kesalahan atau kerusakan komputer. Pengendalian perangkat komputer oleh pabrik pembuatnya untuk menemukan dan melaporkan kegagalan atau kerusakan komputer, karena itu yang penting adalah bagaimana cara menangani kesalahan yang ditemukan atau ditunjukkan oleh komputer. Biasanya jika perusahaan tidak membuat ketentuan khusus untuk menangani hal ini, maka data keluaran akan tetap belum dapat diperbaiki.
Kesalahan karena kerusakan perangkat keras komputer akan jarang terjadi jika perangkat komputer yang ada dipelihara dengan baik dan selalu diperiksa setiap periode. Akan tetapi kadang-kadang untuk melakukan pengecekan diperlukan bantuan dari pihak luar, oleh karena itu dibutuhkan pengendalian internal agar data yang penting tidak diketahui dan dalam pengecekan oleh pihka luar diawasi oleh karyawan bagian PDE.
Pengendalian Perangkat Lunak
Biasanya perusahaan pemakai komputer membeli perangkat lunak semacam itu sebagai suatu paket, sehingga dapat diasumsikan bahwa pengendalian perangkat lunak melekat (built in software control) seperti halnya pengendalian perangkat keras melekat (built in hardware control-)nya sudah mencukupi. Asumsi ini tidak berlaku jika telah dibuat perubahan atau modifikasi terhadap perangkat lunak sistem tersebut.
5. Pengendalian Penggunaan Komputer, Fasilitas SI dan Datanya.
Pengendalian keamanan dapat digolongkan menjadi dua, yaitu :
a. Pengendalian Keamanan Data
Meliputi :
- Penggunaan Data Log
Agenda (log) dapat digunakan pada proses pengolahan data untuk memonitor, mencatat dan mengidentifikasikan data. File dan program yang dibutuhkan pada operasi pengolahan data juga harus dicatat oleh librarian. Dengan demikian segala sesuatu yang dapatmempengaruhi perubahan data dapat diketahui, diidentifikasi dan dilacak. Disamping data log dapat juga dipergunakan transaction log, yaitu suatu file yang akan berisi nama-nama pemakai komputer, tanggal, jam, tipe pengolahannya, lokasinya dan lain sebagainya yang perlu diketahui. Hal-hal penggunaan komputer yang mencurigakan dapat dilacak dari rekaman file transaction log tersebut.
- Proteksi File
Teknik yang dapat digunakan untuk meldungi data antara lain :
• Cincin proteksi pita magnetik
Cincin ini digunakan pada pita magnetik yang dapat memproteksi pita magnetik dari data yang lama jika tertindih dengan data rekaman baru sehingga data sebelumnya tidak hilang.
• Label file eksternal
Label file eksternal merupakan tempelan label kertas yang dilekatkan pada simpanan luar untuk menunjukkan isi dari simpanan tersebut, sehingga tidak akan salah mengambilnya
• Read only memory.
Adalah alat simpanan luar dimana data yang tersimpan didalamnya hanya dapat dibaca saja.
- Pembatasan Akses Data
Pengaksesan data oleh yang tidak berhak biasanya dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, karena itu pengaksesan harus dibatasi hanya untuk orang-orang yang berhak saja.
Pembatasan pengaksesan dapat dilakukan dengan cara :
• Isolasi Fisik
Data yang penting dapat secara fisik diisolasi dari penggunaan personil-personil yang tidak berhak. Data tersebut dapat secara terpisah dijaga oleh librarian.
• Otorisasi dan Identifikasi
Tiap-tiap personil yang berhak mengakses data dan telah diotorisasi diberi pengenal (identifikasi) tertentu berupa kode-kode untuk mengakses data. Kode-kode ini disebut dengan password.
• Pembatasan Pemakaian
Mereka yang telah mendapat otorisasi mengakses data dengan menggunakan password tertentu harus dibatasi terhadap penggunaan hanya untuk keperluan mereka saja.
• Encryption
Encryption dilakukan dengan meletakkan suatu alat pengkode pada awal jalur transmisi data, yang akan merubah data asli kedalam bentuk teks sandi rahasia. Pada ujung akhir jalur transmisi diletakkan decryption device yang akan berfungsi merubah kembali teks sandi rahasia ke data asli.
• Pemusnahan
Data-data yang sudah tidak terpakai dimusnahkan untuk pengendalian keamanan data, termasuk karbon-karbon dan laporan-laporan bekas.
- Data back up dan recovery
Pengendalian ini diperlukan untuk berjaga-jaga bila file atau database mengalami kerusakan, kehilangan atau kesalahan data. Back up adalah salinan dari file atau database, sedang recovery adalah file atau database yang telah dibetulkan dari kesalahan, kehilangan atau kerusakan datanya.
Strategi yang digunakan dalam back up dan recovery data adalah :
• Strategi Grandfather-Father-Son
Biasanya strategi ini digunakan untuk file yang disimpan di media simpanan luar pita magnetik.
• Strategi Pencatatan Ganda (Dual Recording)
Strategi ini dilakukan dengan menyimpan dua buah salinan database yang lengkap secara terpisah dan menyesuaikan keduanya secara serentak.
Strategi dual recording ini sangat tepat untuk aplikasiaplikasi yang databasenya tidak boleh terganggu dan selalu siap. Tetapi hal yang harus dipertimbangkan adalah biayanya, karena harus menggunakan dua buah alat pengolah dan dua buah database.
• Strategi Dumping
Dumping dilakukan dengan menyalin semua atau sebagian dari database ke media back up yang lain (berupa pita magnetik dan disket).
b. Pengendalian Keamanan Fasilitas Fisik
Pengendalian ini meliputi :
- Perlindungan Fisik
Yaitu dengan mengatur lokasi fisik dan menerapkan alat-alat pengaman.
- Penggunaan Alat-alat Pengamanan Fisik
- Pembatasan Pengaksesan Fisik
- Asuransi
C. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian khusus atau pengendalian aplikasi (application controls) ialah kontrol internal komputer yang berlaku khusus untuk aplikasi komputerisasi tertentu pada suatu organisasi (Gundodinyoto, 2007, hal 371). Pengendalian aplikasi sering disebut pengendalian perspektif teknis atau dapat didefinisikan sebagai pengendalian yang langsung terkait dengan transaksi pada suatu aplikasi tertentu. Pada dasarnya pengendalian aplikasi terdiri dari pengendalian masukan (input control), pengendalian proses (process control), dan pengendalian keluaran (output control). Beberapa text-book menyebutkan juga tentang pengendalian database (database control), pengendalian komunikasi (communication control), dan boundary control (aspek ini terutama diperkenalkan oleh Weber).
D. Tujuan Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi mempunyai tujuan :
1. Menjamin transaksi telah diotorisasi dan diproses secara lengkap
2. Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti
3. Menjamin pengolahan data dilakukan dengan benar
4. Menjamin aplikasi masih dapat digunakan
5. Menjamin bahwa hasil olah data digunakan dengan benar.
E. Jenis-Jenis Pengendalian Aplikasi
1. Boundary Controls
Boundary adalah interface antara para pengguna (users) dengan sistem berbasis teknologi informasi. Tujuan utama boundary controls adalah antara lain :
(a) Untuk mengenal identitas dan otentik (authentic)/tidaknyauser sistem, artinya suatu sistem yang didesain dengan baik seharusnya dapat mengidentifikasi dengan tepat siapa user tersebut, dan apakah identitas yang dipakainya otentik.
(b) Untuk menjaga agar sumberdaya sistem informasi digunakan oleh user dengan cara yang ditetapkan.
Contoh : jika mahasiswa menghidupkan mesin pada ruang praktek komputer di kampus, lazimnya pertama kali komputer minta nomor identitas mesin dan password pemakai. Kedua hal tersebut dapat disebut sebagai salah satu contoh boundary controls.
2. Pengendalian Input
Input merupakan salah satu tahap dalam sistem komputerisasi yang paling krusial dan mengandung risiko Pengendalian masukan (input control) dirancang dengan tujuan untuk mendapat keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap, serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan. Input controls ini merupakan pengendalian aplikasi yang penting, karena input yang salah akan menyebabkan output juga keliru.
3. Pengendalian Proses
Pengendalian proses (processing controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data (khususnya data yang sesungguhnya sudah di valid) menjadi error karena adannya kesalahan proses. Tujuan pengendalian pengolahan adalah untuk mecegah agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan selama proses pengolahan data.
Pengendalian proses merupakan bentuk pengendalian yang diterapkan setelah data berada pada sistem aplikasi komputer. Menurut IAI (SA341,Par.08) pengendalian ini didesain untuk memberi keyakinan yang memadai bahwa:
a. Transaksi, termasuk transaksi yang dipicu melalui sistem, diolah semestinya oleh komputer.
b. Transaksi tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak semestinya.
c. Kekeliruan pengolahan dapat diidentifikasi dan dikoreksi secara tepat waktu.
4. Pengendalian Hasil Keluaran
Pengendalian keluaran merupakan pengendalian yang dilakukan umtuk menjaga output sistem agar akurat lengkap, dan digunakan sebagaimana mestinya. Pengendalian keluaran (output controls) ini didesain agar output/informasi disajikan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan didistribusikan kepada orang-orang yang berhak secara cepat waktu dan tepat waktu.
Metode pengendalian bersifat preventive objective misalnya ialah perlunya disediakan tabel/matriks pelaporan : jenis laporan, periode pelaporan, dan siapa pengguna, serta check-list konfirmasi tanda terima oleh penggunanya, prosedur permintaan laporan rutin/on-demand, atau permintaan laporan baru. Pengendalian bersifat detencion objective misalnya ialah cek antar program pelaporan, perlunya dibuat nilai-nilai subtotal dan grand-total yang dapat diperbandingkan untuk mengevaluasi keakurasian laporan, judul dan kolom-kolom laporan perlu didesain dengan sungguh-sungguh. Pengendalain intern yang bersifat corrective objective misalnya ialah prosedur prosedur klaim ketidakpuasaan pelayanan, tersedianya help-desk dan contack person, persetujuaan dengan users mengenai service level yang disepakati.
PENUTUP
Pengendalian intern dalam lingkungan terkomputerisasi (computerized internal control) merupakan cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan pengawasan dan menjaga kekayaan organisasi perusahaan yang dilakukan dalam lingkungan yang terkomputerisasi. Pengendalian intern yang terkomputerisasi dapat dibagi menjadi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum meliputi pengendalian organisasi dan operasi , pengendalian pengembangan sistem, pengendalian dokumentasi, pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan sistem lainnya, serta pengendalian penggunaan komputer, fasilitas SI dan datanya. Untuk pengendalian aplikasi dibagi menjadi boundary controls, pengendalian input, pengendalian proses, dan pengendalian hasil keluaran.
Tujuan dari pengebndalian aplikasi tersebut adalah untuk menjamin transaksi telah diotorisasi dan diproses secara lengkap, menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti, menjamin pengolahan data dilakukan dengan benar, menjamin aplikasi masih dapat digunakan, dan menjamin bahwa hasil olah data digunakan dengan benar. Pengendalian intern yang teromputerisasi ini dilakukan dengan suatu prosedur dan alat-alat tertentu.
DAFTAR PUSTAKA
http://mukhsonrofi.wordpress.com/2009/05/04/panduan-monitoring-sistem-internal-kontrol-coso/
http://www.gunadarma.ac.id/library/articles/postgraduate/information-system/Sistem%20Informasi%20Akuntansi/Artikel_92107001.pdf
http://repository.petra.ac.id/3385/
http://ridwan-hainim.blogspot.com/2009/03/pengendalian-intern-dalam-sia.html
http://www.akuntan.org/theakuntan/file/IS%20Audit%20-%20PI%20dalam%20SIA%20Terkomputerisasi%20-%20General%20Control.pdf
Agar dapat mendukung dan mengendalikan aktivitas-aktivitas dalam siklus pendapatan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai badan usaha, maka badan usaha perlu menciptakan struktur pengendalian internal yang memadai, yang dihasilkan dari penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang sesuai dengan kebutuhan badan usaha tersebut. Struktur pengendalian internal yang memadai dalam sistem informasi akuntansi terkomputerisasi dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan dapat diandalkan, serta dapat melindungi harta badan usaha dari pemborosan, kecurangan dan kerugian lainnya.
Meskipun secara teori dukungan teknologi informasi dalam sistem informasi bukan merupakan syarat mutlak bagi jalannya sistem informasi akuntansi akan tetapi saat ini nampaknya dukungan teknologi informasi terhadap suatu sistem informasi sifatnya bukan lagi pilihan (optional) tetapi sudah merupakan kebutuhan.
PEMBAHASAN
A. Pengendalian Intern Dalam SIA Terkomputerisasi (Computerized Internal Control)
Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk melakukan pengawasan dan menjaga kekayaan organisasi. Metode pengolahan data dapat mempengaruhi struktur organisasi dan prosedur pengendalian yang diperlukan untuk mencapai pengendalian akuntansi. Penggunaan komputer untuk mengolah data menyebabkan adanya beberapa perbahan pada prosedur pengendalian akuntansinya. Di dalam sistem pengolahan data elektronik terjadi penggabungan tugas-tugas yang tidak dapat diterapkan pada sistem manual.
Pengamanan di dalam sistem PDE tergantung kepada program komputer. Sebagai contoh adalah, jika suatu program sudah diuji dan disetujui, program ini akan mengolah transaksi dengan seragam.
Pengendalian umum mencakup lingkungan PDE dan seluruh kegiatan PDE. Pengendalian ini cenderung meluas akibatnya dan secara langsung mempengaruhi kekuatan pengendalian penerapannya. Tujuan pengendalian umum PDE adalah untuk membuat rerangka pengendalian menyeluruh atas aktivitas PDE dan untuk memberikan tingkat keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian intern secara keseluruhan dapat tercapai.
B. Pengendalian Umum
Pengendalian umum meliputi :
1. Pengendalian Organisasi dan Operasi
Pengendalian ini dirancang untuk menciptakan rerangka organisasi aktivitas PDE yang meliputi:
a. Pemisahan Fungsi Antar Bagian
Suatu organisasi terdiri dari beberapa bagian yang masing-masing mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab yang terpisah dan berbeda. Agar tidak terjadi ketidakjelasan fungsi dalam organisasi, maka perlu dibuat deskripsi jabatan yang berisi tugas dan wewenang setiap bagian.
Deskripsi jabatan perlu dibuat untuk setiap bagian dengan menunjukkan nama jabatan dan berisi penjelasan fungsi tiap-tiap bagian. Agar setiap karyawan mengetahui tugas dan wewenangnya, deskripsi jabatan yang disusun harus diperbanyak untuk dibagikan kepada setiap karyawan yang berkepentingan.
Bagian PDE hanya bertanggungjawab tertentu seperti mengolah data, mengawasi data selama proses pengolahan dan menerbitkan hasil pengolahan data kepada pemakai. Fungsi ini harus terpisah dari semua departemen yang menggunakan data dan melaksanakan bermacam-macam kegiatan operasional perusahaan.
Pemisahan tugas dan tanggungjawab antar bagian dapat berupa:
- Semua transaksi dan perubahan terhadap catatan file induk (master file) harus berasal dan diotorisasi oleh bagian lain selain PDE
- Bagian PDE tidak boleh menyimpan aktiva, kecuali aktiva pengolah data
- Bila terjadi kesalahan transaksi harus dibetulkan sendiri oleh bagian yang bersangkutan bukan oleh bagian PDE. Bagian PDE hanya boleh membetulkan kesalahan yang terjadi selama pengolahan
- Bagian yang berwewenang mengotorisasi transaksi tidak boleh menyimpan aktiva hasil transaksi
Bagian PDE bisa merupakan bagian dari fungsi akuntansi (berada dibawah controler) atau bisa juga merupakan bagian yang berdiri sendiri dan terpisah sebagai unit yang berdiri sendiri, yaitu Bagian PDE.
Bagian PDE Di Bawah Controller
Keuntungan yang akan didapatkan apabila bagian PDE berada di bawah bagian controller yaitu :
- Jika ada keinginan perubahan dari sistem akuntansi manual ke sistem berbasis komputer, maka tidak terlalu mengejutkan departemen PDE yang berada di bawah controller dan mudah diterima, karena bukan merupakan departemen yang terpisah.
- Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpisah dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap pengolahan transaksi dan penyediaan informasi keuangan kepada manajer. Fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif.
- Karena keberhasilan aplikasi komputer di dalam kegiatan akuntansi seperti misalnya: penggajian, pengendalian persediaan merupakan tanggungjawab akuntan, sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka diharapkan dalam pengembangan aplikasi tersebut akan dapat lebih tepat sasaran.
- Jika bagian PDE dibawah controller, maka seorang controller harus memahami dan menguasai teknologi pengolahan data dengan baik, apalagi jika data yang akan diolah juga meliputi data non akuntansi. Peranan controller harus dibekali dengan pengetahuan yang berhubungan dengan kedua jenis data tersebut.
Bagian PDE Terpisah Dari Bagian Akuntansi
Bagian PDE dapat juga diorganisasikan menjadi unit tersendiri dan terpisah dari fungsi akuntansi dan berada di bawah tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu Manajer PDE. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa bagian PDE adalah service departement yang tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga mengolah data non akuntansi. Pertimbangannya adalah, jika bagian PDE berada di bawah controller, sistem PDE cenderung didominasi informasi keuangan sehingga bagian-bagian lain akan tidak puas terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya.
Dengan memisahkan bagian PDE dibawah tanggungjawab Manajer PDE, pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena Manajer PDE merupakan spesialis di bidangnya.
b. Pemisahan fungsi-fungsi di dalam Bagian PDE
Fungsi-fungsi utama dalam bagian PDE antara lain :
a. Fungsi Pengembangan Sistem
Fungsi pengembangan sistem meliputi pembuatan program dan pengembangan sistem itu sendiri. Tanggungjawabnya tidak hanya terhadap aplikasi komputer yang baru tetapi juga terhadap perubahan aplikasi yang sudah ada. Karyawan di bagian ini disebut dengan pemrogram (programmer) dan analis sistem (system analist).
b. Fungsi Pengolahan Data
Fungsi pengolahan data ini meliputi :
- Penyiapan Data
Bagian yang mempersiapkan data (data preparation section) berfungsi mempersiapkan data ke bentuk media yang dapat dibaca komputer (machine readable form) dan memeriksa kebenarannya, sehingga siap untuk dimasukkan. Bila tidak digunakan bentuk media yang dapat dibaca komputer, bagian ini berfungsi memberi kode pada dokumen dasar yang belum terkode supaya sesuai dengan kode yang dipergunakan dalam pengolahan data.
- Operator Komputer
Bagian yang mengoperasikan komputer merupakan bagian yang berfungsi mengolah data sampai dihasilkan laporan
Karyawan di bagian ini disebut dengan operator komputer. Operator yang bekerja sesuai dengan prosedur yang tertulis didalam manual pengoperasian.
- Pengendali Data (Data Control)
Bagian pengontrol data berfungsi sebagai penengah antara bagian-bagian lainnya dengan bagian PDE. Karyawan-karyawan bagian ini sering disebut dengan data control group. Data control group ini bertugas menerima data dari bagian-bagian lain, mengagendakannya, membuat batch control data, mengawasi jalannya pengolahan data, memantau pembetulanpembetulan kesalahan selama pengolahan data dan mendistribusikan keluaran (output) kepada pemakai yang berhak.
- Pustakawan Data (Data Librarian)
Bagian pustaka data berfungsi menjaga ruangan tempat penyimpan data yang disebut dengan perpustakaan data. Perpustakaan data merupakan tempat penyimpan data dan program dalambentuk media simpanan luar. Karyawan di bagian ini disebut dengan pustakawan (librarian). Tujuan utama fungsi pustaka data ini adalah untuk memisahkan tugas dan tanggungjawab antara bagian yang menyimpan data dengan bagian yang akan menggunakannya untuk operasi sehingga dapat mencegah orang yang tidak berhak untuk menggunakannya (mengaksesnya).
Fungsi pengembangan sistem dan sistem pengolahan data harus dipisahkan, karena jika seseorang mengetahui program dan sistem secara detail dan dapat menggunakannya (mengaksesnya), dia dapat merubah tanpa ijin. Pada kenyataannya, kedua fungsi tersebut di atas tidak hanya terpisah secara organisasional, tetapi juga secara fisik. Analisa sistem dan programer harus dilarang mengoperasikannya untuk maksud-maksud negatif. Operator komputer dan karyawan pengolahan data lain tidak boleh melihat dokumentasi program, bahkan lebih baik jika sama sekali tidak tahu mengenai PDE.
Pada organisasi yang kecil, bagian PDE hanya terdiri dari sejumlah kecil karyawan yang bertanggungjawab untuk mengoperasikan komputer saja. Analis sistem dan pemrograman tidak diperlukan karena menggunakan program-program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Pada organisasi yang lebih besar, bagian PDE bisa terdiri dari beberapa fungsi, yaitu analis sistem, pemrogram dan beberapa orang yang memasukkan data (data entry operator). Dalam PDE yang lebih besar lagi, masing-masing fungsi tersebut bisa dilakukan oleh ratusan karyawan.
2. Pengendalian Pengembangan Sistem
Pengendalian ini dirancang untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sistem dikembangkan dan dipelihara dalam suatu cara yang efisien dan melalui otorisasi semestinya yang berhubungan dengan :
- Kaji ulang (review), pengujian, dan persetujuan sistem baru
- Pengendalian perubahan program
- Prosedur dokumentasi
Fungsi pengembangan sistem terutama terdiri dari pemrogram dan analis sistem, yaitu orang-orang yang mengerti tentang PDE secara terinci. Agar terdapat pengendalian yang memadai terhadap pengembangan sistem, antara lain dapat diterapkan prosedur-prosedur sebagai berikut:
- Perancangan sistem harus melibatkan wakil dari tiap-tiap bagian
- Pengujian sistem harus merupakan usaha bersama antara karyawan PDE dengan bagian lain
- Harus ada persetujuan akhir sebelum suatu sistem baru dilaksanakan
- Setiap perubahan program harus disetujui sebelum diterapkan untuk meyakinkan bahwa perubahan tersebut sudah diotorisasi, diuji, dan didokumentasikan
3. Pengendalian Dokumentasi
Pengendalian dokumentasi menyangkut pengendalian dokumen-dokumen dan catatan- catatan perusahaan mengenai kegiatan PDEnya.
Dokumentasi ini berguna untuk manajemen dalam hal:
- Mengkaji ulang sistem
- Melatih karyawan baru
- Memelihara dan memperbaiki sistem dan program yang ada
Bagi auditor, dokumen merupakan sumber informasi yang utama mengenai aliran transaksi dalam sistem dan pengendalian akuntansi yang terkait.
Di dalam PDE ada enam jenis dokumentasi yaitu :
1. Dokumentasi Prosedur
Menetapkan rencana sistem secara keseluruhan. Dokumentasi ini berisi prosedur-prosedur tertentu.
2. Dokumentasi Sistem
Menunjukkan tujuan dari sistem pengolahan data dan termasuk bagan alir sistem, deskripsi masukan dan file yang digunakan, deskripsi keluaran yang dihasilkan, pesan-pesan kesalahan pengolahan (error messages) dan daftar pengendalian. Dokumentasi sistem sangat diperlukan oleh analis sistem, pemakai sistem, dan auditor.
3. Dokumentasi Program
Dokumentasi program ini terutama dibutuhkan oleh pemrogram untuk memperbaiki program. Dokumentasi program seperti console run book berisi instruksi-instruksi untuk menghasilkan program.
4. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi operasi berguna bagi operator
5. Dokumentasi Data
Berisi definisi-definisi dari item-item data didalam data base yang digunakan. Dokumentasi data juga berguna bagi pemrogram sejauh berhubungan dengan item-item data yang diperlukan program yang dibuat.
6. Dokumentasi Pemakai
Seperti dalam sistem manual pemakai menjelaskan tujuan dari sistem pengolahan data, prosedur untuk memasukkan, bentuk-bentuk penggunaan laporan dan keluaran lain, pesan-pesan kesalahan yang mungkin dan prosedur pembetulan kesalahan. Kadang-kadang dokumentasi ini disatukan dengan dokumentasi sistem.
4. Pengendalian Perangkat Keras, Perangkat Lunak Sistem Operasi Dan Sistem Lainnya
Pengendalian Perangkat Keras
Pengendalian perangkat keras lazimnya telah dibuat di dalam perangkat komputer oleh pabrik pembuatnya untuk mendeteksi kesalahan atau kerusakan komputer. Pengendalian perangkat komputer oleh pabrik pembuatnya untuk menemukan dan melaporkan kegagalan atau kerusakan komputer, karena itu yang penting adalah bagaimana cara menangani kesalahan yang ditemukan atau ditunjukkan oleh komputer. Biasanya jika perusahaan tidak membuat ketentuan khusus untuk menangani hal ini, maka data keluaran akan tetap belum dapat diperbaiki.
Kesalahan karena kerusakan perangkat keras komputer akan jarang terjadi jika perangkat komputer yang ada dipelihara dengan baik dan selalu diperiksa setiap periode. Akan tetapi kadang-kadang untuk melakukan pengecekan diperlukan bantuan dari pihak luar, oleh karena itu dibutuhkan pengendalian internal agar data yang penting tidak diketahui dan dalam pengecekan oleh pihka luar diawasi oleh karyawan bagian PDE.
Pengendalian Perangkat Lunak
Biasanya perusahaan pemakai komputer membeli perangkat lunak semacam itu sebagai suatu paket, sehingga dapat diasumsikan bahwa pengendalian perangkat lunak melekat (built in software control) seperti halnya pengendalian perangkat keras melekat (built in hardware control-)nya sudah mencukupi. Asumsi ini tidak berlaku jika telah dibuat perubahan atau modifikasi terhadap perangkat lunak sistem tersebut.
5. Pengendalian Penggunaan Komputer, Fasilitas SI dan Datanya.
Pengendalian keamanan dapat digolongkan menjadi dua, yaitu :
a. Pengendalian Keamanan Data
Meliputi :
- Penggunaan Data Log
Agenda (log) dapat digunakan pada proses pengolahan data untuk memonitor, mencatat dan mengidentifikasikan data. File dan program yang dibutuhkan pada operasi pengolahan data juga harus dicatat oleh librarian. Dengan demikian segala sesuatu yang dapatmempengaruhi perubahan data dapat diketahui, diidentifikasi dan dilacak. Disamping data log dapat juga dipergunakan transaction log, yaitu suatu file yang akan berisi nama-nama pemakai komputer, tanggal, jam, tipe pengolahannya, lokasinya dan lain sebagainya yang perlu diketahui. Hal-hal penggunaan komputer yang mencurigakan dapat dilacak dari rekaman file transaction log tersebut.
- Proteksi File
Teknik yang dapat digunakan untuk meldungi data antara lain :
• Cincin proteksi pita magnetik
Cincin ini digunakan pada pita magnetik yang dapat memproteksi pita magnetik dari data yang lama jika tertindih dengan data rekaman baru sehingga data sebelumnya tidak hilang.
• Label file eksternal
Label file eksternal merupakan tempelan label kertas yang dilekatkan pada simpanan luar untuk menunjukkan isi dari simpanan tersebut, sehingga tidak akan salah mengambilnya
• Read only memory.
Adalah alat simpanan luar dimana data yang tersimpan didalamnya hanya dapat dibaca saja.
- Pembatasan Akses Data
Pengaksesan data oleh yang tidak berhak biasanya dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, karena itu pengaksesan harus dibatasi hanya untuk orang-orang yang berhak saja.
Pembatasan pengaksesan dapat dilakukan dengan cara :
• Isolasi Fisik
Data yang penting dapat secara fisik diisolasi dari penggunaan personil-personil yang tidak berhak. Data tersebut dapat secara terpisah dijaga oleh librarian.
• Otorisasi dan Identifikasi
Tiap-tiap personil yang berhak mengakses data dan telah diotorisasi diberi pengenal (identifikasi) tertentu berupa kode-kode untuk mengakses data. Kode-kode ini disebut dengan password.
• Pembatasan Pemakaian
Mereka yang telah mendapat otorisasi mengakses data dengan menggunakan password tertentu harus dibatasi terhadap penggunaan hanya untuk keperluan mereka saja.
• Encryption
Encryption dilakukan dengan meletakkan suatu alat pengkode pada awal jalur transmisi data, yang akan merubah data asli kedalam bentuk teks sandi rahasia. Pada ujung akhir jalur transmisi diletakkan decryption device yang akan berfungsi merubah kembali teks sandi rahasia ke data asli.
• Pemusnahan
Data-data yang sudah tidak terpakai dimusnahkan untuk pengendalian keamanan data, termasuk karbon-karbon dan laporan-laporan bekas.
- Data back up dan recovery
Pengendalian ini diperlukan untuk berjaga-jaga bila file atau database mengalami kerusakan, kehilangan atau kesalahan data. Back up adalah salinan dari file atau database, sedang recovery adalah file atau database yang telah dibetulkan dari kesalahan, kehilangan atau kerusakan datanya.
Strategi yang digunakan dalam back up dan recovery data adalah :
• Strategi Grandfather-Father-Son
Biasanya strategi ini digunakan untuk file yang disimpan di media simpanan luar pita magnetik.
• Strategi Pencatatan Ganda (Dual Recording)
Strategi ini dilakukan dengan menyimpan dua buah salinan database yang lengkap secara terpisah dan menyesuaikan keduanya secara serentak.
Strategi dual recording ini sangat tepat untuk aplikasiaplikasi yang databasenya tidak boleh terganggu dan selalu siap. Tetapi hal yang harus dipertimbangkan adalah biayanya, karena harus menggunakan dua buah alat pengolah dan dua buah database.
• Strategi Dumping
Dumping dilakukan dengan menyalin semua atau sebagian dari database ke media back up yang lain (berupa pita magnetik dan disket).
b. Pengendalian Keamanan Fasilitas Fisik
Pengendalian ini meliputi :
- Perlindungan Fisik
Yaitu dengan mengatur lokasi fisik dan menerapkan alat-alat pengaman.
- Penggunaan Alat-alat Pengamanan Fisik
- Pembatasan Pengaksesan Fisik
- Asuransi
C. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian khusus atau pengendalian aplikasi (application controls) ialah kontrol internal komputer yang berlaku khusus untuk aplikasi komputerisasi tertentu pada suatu organisasi (Gundodinyoto, 2007, hal 371). Pengendalian aplikasi sering disebut pengendalian perspektif teknis atau dapat didefinisikan sebagai pengendalian yang langsung terkait dengan transaksi pada suatu aplikasi tertentu. Pada dasarnya pengendalian aplikasi terdiri dari pengendalian masukan (input control), pengendalian proses (process control), dan pengendalian keluaran (output control). Beberapa text-book menyebutkan juga tentang pengendalian database (database control), pengendalian komunikasi (communication control), dan boundary control (aspek ini terutama diperkenalkan oleh Weber).
D. Tujuan Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi mempunyai tujuan :
1. Menjamin transaksi telah diotorisasi dan diproses secara lengkap
2. Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti
3. Menjamin pengolahan data dilakukan dengan benar
4. Menjamin aplikasi masih dapat digunakan
5. Menjamin bahwa hasil olah data digunakan dengan benar.
E. Jenis-Jenis Pengendalian Aplikasi
1. Boundary Controls
Boundary adalah interface antara para pengguna (users) dengan sistem berbasis teknologi informasi. Tujuan utama boundary controls adalah antara lain :
(a) Untuk mengenal identitas dan otentik (authentic)/tidaknyauser sistem, artinya suatu sistem yang didesain dengan baik seharusnya dapat mengidentifikasi dengan tepat siapa user tersebut, dan apakah identitas yang dipakainya otentik.
(b) Untuk menjaga agar sumberdaya sistem informasi digunakan oleh user dengan cara yang ditetapkan.
Contoh : jika mahasiswa menghidupkan mesin pada ruang praktek komputer di kampus, lazimnya pertama kali komputer minta nomor identitas mesin dan password pemakai. Kedua hal tersebut dapat disebut sebagai salah satu contoh boundary controls.
2. Pengendalian Input
Input merupakan salah satu tahap dalam sistem komputerisasi yang paling krusial dan mengandung risiko Pengendalian masukan (input control) dirancang dengan tujuan untuk mendapat keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap, serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan. Input controls ini merupakan pengendalian aplikasi yang penting, karena input yang salah akan menyebabkan output juga keliru.
3. Pengendalian Proses
Pengendalian proses (processing controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data (khususnya data yang sesungguhnya sudah di valid) menjadi error karena adannya kesalahan proses. Tujuan pengendalian pengolahan adalah untuk mecegah agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan selama proses pengolahan data.
Pengendalian proses merupakan bentuk pengendalian yang diterapkan setelah data berada pada sistem aplikasi komputer. Menurut IAI (SA341,Par.08) pengendalian ini didesain untuk memberi keyakinan yang memadai bahwa:
a. Transaksi, termasuk transaksi yang dipicu melalui sistem, diolah semestinya oleh komputer.
b. Transaksi tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak semestinya.
c. Kekeliruan pengolahan dapat diidentifikasi dan dikoreksi secara tepat waktu.
4. Pengendalian Hasil Keluaran
Pengendalian keluaran merupakan pengendalian yang dilakukan umtuk menjaga output sistem agar akurat lengkap, dan digunakan sebagaimana mestinya. Pengendalian keluaran (output controls) ini didesain agar output/informasi disajikan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan didistribusikan kepada orang-orang yang berhak secara cepat waktu dan tepat waktu.
Metode pengendalian bersifat preventive objective misalnya ialah perlunya disediakan tabel/matriks pelaporan : jenis laporan, periode pelaporan, dan siapa pengguna, serta check-list konfirmasi tanda terima oleh penggunanya, prosedur permintaan laporan rutin/on-demand, atau permintaan laporan baru. Pengendalian bersifat detencion objective misalnya ialah cek antar program pelaporan, perlunya dibuat nilai-nilai subtotal dan grand-total yang dapat diperbandingkan untuk mengevaluasi keakurasian laporan, judul dan kolom-kolom laporan perlu didesain dengan sungguh-sungguh. Pengendalain intern yang bersifat corrective objective misalnya ialah prosedur prosedur klaim ketidakpuasaan pelayanan, tersedianya help-desk dan contack person, persetujuaan dengan users mengenai service level yang disepakati.
PENUTUP
Pengendalian intern dalam lingkungan terkomputerisasi (computerized internal control) merupakan cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan pengawasan dan menjaga kekayaan organisasi perusahaan yang dilakukan dalam lingkungan yang terkomputerisasi. Pengendalian intern yang terkomputerisasi dapat dibagi menjadi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum meliputi pengendalian organisasi dan operasi , pengendalian pengembangan sistem, pengendalian dokumentasi, pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan sistem lainnya, serta pengendalian penggunaan komputer, fasilitas SI dan datanya. Untuk pengendalian aplikasi dibagi menjadi boundary controls, pengendalian input, pengendalian proses, dan pengendalian hasil keluaran.
Tujuan dari pengebndalian aplikasi tersebut adalah untuk menjamin transaksi telah diotorisasi dan diproses secara lengkap, menjamin bahwa data transaksi lengkap dan teliti, menjamin pengolahan data dilakukan dengan benar, menjamin aplikasi masih dapat digunakan, dan menjamin bahwa hasil olah data digunakan dengan benar. Pengendalian intern yang teromputerisasi ini dilakukan dengan suatu prosedur dan alat-alat tertentu.
DAFTAR PUSTAKA
http://mukhsonrofi.wordpress.com/2009/05/04/panduan-monitoring-sistem-internal-kontrol-coso/
http://www.gunadarma.ac.id/library/articles/postgraduate/information-system/Sistem%20Informasi%20Akuntansi/Artikel_92107001.pdf
http://repository.petra.ac.id/3385/
http://ridwan-hainim.blogspot.com/2009/03/pengendalian-intern-dalam-sia.html
http://www.akuntan.org/theakuntan/file/IS%20Audit%20-%20PI%20dalam%20SIA%20Terkomputerisasi%20-%20General%20Control.pdf
End User Computing .. (SIA)
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.
Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri. Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah atau mengembangkan sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut. Pengembangan sistem yang dilakukan ini adalah dengan menggunakan metode end user computing.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Untuk melengkapi tugas Sistem Informasi Akuntansi 2
2. Menambah pengetahuan mengenai sistem pengembangan informasi dengan metode end user computing
3. Menambah pengalaman dalam penyusunan laporan
4. Mengembangkan daya pikir dan melatih kerja sama
C. METODE PENGUMPULAN DATA
Untuk memperoleh data yang kami perlukan dalam penyusunan paper ini, kami menggunakan beberapa metode antara lain :
1. Study Kepustakaan Elektronik
Pengumpulan data dengan cara melakukan pencarian data yang berkaitan dengan isi paper melalui internet
2. Diskusi
Dengan melakukan analisis dan pembahasan terhadap isi paper bersama teman satu kelompok
BAB II
PEMBAHASAN
A. DEFINISI END-USER COMPUTING
End User Computing (EUC) adalah sistem informasi berbasis komputer yang secara langsung mendukung aplikasi operasional dan manajerial oleh end users. Dalam EUC sistem, end user menggunakan stasiun kerja mikrokomputer dan bermacam perangkat lunak untuk mendapatkan kembali informasi, pendukung keputusan, dan pengembangan aplikasi. Sebagai contoh, pengguna dapat megirim surat elektronik, menggerakkan model analitik, atau membangun aplikasi bisnis yang baru.
End User Computing (EUC) adalah sebuah konsep dalam rekayasa perangkat lunak yang mengacu kepada abstraksi dari kelompok orang-orang yang pada akhirnya akan mengoperasikan software (yaitu pengguna yang diharapkan atau target-user).
Abstraksi ini dimaksudkan untuk dapat berguna dalam informasi yang diyakini relevan dalam proyek tertentu.
Pengembangan sistem informasi dengan metode end user computer adalah pengembangan dengan melakukan aktivitas pemrosesan informasinya sendiri dengan hardware, software dan sumber daya professional terdapat dalam organisasi.
B. END – USER COMPUTING sebagai masalah strategis
Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan berdasarkan kemampuan komputer .
1. Pemakai Akhir tingkat menu (menu- level end– users)
Yaitu pemakai akhir yang tidak mapu menciptakan perangkat lunak sendiri tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis Windows dan Mac
2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users)
Pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi untuk memilih menu dan menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
3. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmer)
Pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau C++ dan mengembangkan program-program sesuai kebutuhan.
4. Personil pendukung fungsional
Yaitu spesialis informasi dalam arti sesungguhnya tetapi mereka berdidikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
C. JENIS – JENIS APLIKASI END – USER COMPUTING
Sebagian besar aplikasi end-user computing dibatasi pada:
1. Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah
2. Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan:
3. Aplikasi SIM dan SIA
4. DSS yang rumit
5. Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional
6. Sistem berbasis pengetahuan
D. MANFAAT END – USER COMPUTING
1. EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.
2. Kreasi, pengendalian, dan implementasi oleh pemakai
3. Sistem yang memenuhi kebutuhan pemakai
4. Ketepatan waktu
5. Membebaskan sumber daya sistem
6. Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan
E. APLIKASI END-USER POTENSIAL
End-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai. Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan end-user computing. Ia memberikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan dimasa mendatang.
F. RESIKO END – USER COMPUTING:
Perusahaan dihadapkan pada resiko ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri antara lain adalah :
1. Sistem yang buruk sasarannya
2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.
3. Penggunaan Sumber daya informasi yang tidak efisien
4. Hilangnya Integritas Data
5. Hilangnya keamanan
6. Hilangnya pengendalian
Resiko di atas dapat berkurang jika jasa informasi yang mengembangkan sistem, karena adanya pengendalian terpusat.
G. JENIS END-USER COMPUTING
Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis, yaitu:
1. End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
2. User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.
3. Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.
4. Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.
5. Personel pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
6. Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.
H. FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING
Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu pengimplemenstasiannya.
1. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.
2. Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.
3. Pemahaman pemakai mengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor menjadi populernya end-user computing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.
4. Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
5. Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.
6. Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupakan faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.
I. KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING
End-user computing memberikan keuntungan baik kepada perusahaan maupun pemakai.
Pertama, perusahaan akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era computer.
BAB III
KESIMPULAN
Banyak manfaat dan resiko yang didapatkan suatu perusahaan apabila manajer melakukan pengembangan sistem informasi dengan menggunakan metode end user computing. End user computing adalah suatu metode pengembangan dengan melakukan aktivitas pemrosesan informasinya sendiri dengan hardware, software dan sumber daya professional terdapat dalam organisasi. Pihak manajemen harus lebih teliti dalam menganalisis sistem yang lebih dibutuhkan dalam perusahaan. Hal ini dimaksudkan, agar tidak terjadi pemborosan biaya dan tenaga.
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
http://andie.staff.uns.ac.id/2008/11/06/sim/
http://blog.ub.ac.id/pengetahuan2anda/2010/04/page/2/
http://rachmadmicogayo.wordpress.com/2009/12/01/end-user-computing/
http://www.docstoc.com/docs/36591517/MODUL-BAHAN-AJAR
http://www.khaelani.co.cc/2010/10/dds-and-si.html
http://izzulkifly.blogspot.com/2010/10/end-user-computing.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Ekonomi_Indonesia
http://1t4juwita.wordpress.com/2009/10/11/end-user-computing/
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.
Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri. Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah atau mengembangkan sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut. Pengembangan sistem yang dilakukan ini adalah dengan menggunakan metode end user computing.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Untuk melengkapi tugas Sistem Informasi Akuntansi 2
2. Menambah pengetahuan mengenai sistem pengembangan informasi dengan metode end user computing
3. Menambah pengalaman dalam penyusunan laporan
4. Mengembangkan daya pikir dan melatih kerja sama
C. METODE PENGUMPULAN DATA
Untuk memperoleh data yang kami perlukan dalam penyusunan paper ini, kami menggunakan beberapa metode antara lain :
1. Study Kepustakaan Elektronik
Pengumpulan data dengan cara melakukan pencarian data yang berkaitan dengan isi paper melalui internet
2. Diskusi
Dengan melakukan analisis dan pembahasan terhadap isi paper bersama teman satu kelompok
BAB II
PEMBAHASAN
A. DEFINISI END-USER COMPUTING
End User Computing (EUC) adalah sistem informasi berbasis komputer yang secara langsung mendukung aplikasi operasional dan manajerial oleh end users. Dalam EUC sistem, end user menggunakan stasiun kerja mikrokomputer dan bermacam perangkat lunak untuk mendapatkan kembali informasi, pendukung keputusan, dan pengembangan aplikasi. Sebagai contoh, pengguna dapat megirim surat elektronik, menggerakkan model analitik, atau membangun aplikasi bisnis yang baru.
End User Computing (EUC) adalah sebuah konsep dalam rekayasa perangkat lunak yang mengacu kepada abstraksi dari kelompok orang-orang yang pada akhirnya akan mengoperasikan software (yaitu pengguna yang diharapkan atau target-user).
Abstraksi ini dimaksudkan untuk dapat berguna dalam informasi yang diyakini relevan dalam proyek tertentu.
Pengembangan sistem informasi dengan metode end user computer adalah pengembangan dengan melakukan aktivitas pemrosesan informasinya sendiri dengan hardware, software dan sumber daya professional terdapat dalam organisasi.
B. END – USER COMPUTING sebagai masalah strategis
Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan berdasarkan kemampuan komputer .
1. Pemakai Akhir tingkat menu (menu- level end– users)
Yaitu pemakai akhir yang tidak mapu menciptakan perangkat lunak sendiri tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis Windows dan Mac
2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users)
Pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi untuk memilih menu dan menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
3. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmer)
Pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau C++ dan mengembangkan program-program sesuai kebutuhan.
4. Personil pendukung fungsional
Yaitu spesialis informasi dalam arti sesungguhnya tetapi mereka berdidikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
C. JENIS – JENIS APLIKASI END – USER COMPUTING
Sebagian besar aplikasi end-user computing dibatasi pada:
1. Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah
2. Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan:
3. Aplikasi SIM dan SIA
4. DSS yang rumit
5. Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional
6. Sistem berbasis pengetahuan
D. MANFAAT END – USER COMPUTING
1. EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.
2. Kreasi, pengendalian, dan implementasi oleh pemakai
3. Sistem yang memenuhi kebutuhan pemakai
4. Ketepatan waktu
5. Membebaskan sumber daya sistem
6. Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan
E. APLIKASI END-USER POTENSIAL
End-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai. Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan end-user computing. Ia memberikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan dimasa mendatang.
F. RESIKO END – USER COMPUTING:
Perusahaan dihadapkan pada resiko ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri antara lain adalah :
1. Sistem yang buruk sasarannya
2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya.
3. Penggunaan Sumber daya informasi yang tidak efisien
4. Hilangnya Integritas Data
5. Hilangnya keamanan
6. Hilangnya pengendalian
Resiko di atas dapat berkurang jika jasa informasi yang mengembangkan sistem, karena adanya pengendalian terpusat.
G. JENIS END-USER COMPUTING
Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis, yaitu:
1. End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
2. User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.
3. Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.
4. Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.
5. Personel pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
6. Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.
H. FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING
Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu pengimplemenstasiannya.
1. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.
2. Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.
3. Pemahaman pemakai mengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor menjadi populernya end-user computing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.
4. Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.
5. Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi.
6. Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupakan faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.
I. KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING
End-user computing memberikan keuntungan baik kepada perusahaan maupun pemakai.
Pertama, perusahaan akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada komputer.
Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era computer.
BAB III
KESIMPULAN
Banyak manfaat dan resiko yang didapatkan suatu perusahaan apabila manajer melakukan pengembangan sistem informasi dengan menggunakan metode end user computing. End user computing adalah suatu metode pengembangan dengan melakukan aktivitas pemrosesan informasinya sendiri dengan hardware, software dan sumber daya professional terdapat dalam organisasi. Pihak manajemen harus lebih teliti dalam menganalisis sistem yang lebih dibutuhkan dalam perusahaan. Hal ini dimaksudkan, agar tidak terjadi pemborosan biaya dan tenaga.
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
http://andie.staff.uns.ac.id/2008/11/06/sim/
http://blog.ub.ac.id/pengetahuan2anda/2010/04/page/2/
http://rachmadmicogayo.wordpress.com/2009/12/01/end-user-computing/
http://www.docstoc.com/docs/36591517/MODUL-BAHAN-AJAR
http://www.khaelani.co.cc/2010/10/dds-and-si.html
http://izzulkifly.blogspot.com/2010/10/end-user-computing.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Ekonomi_Indonesia
http://1t4juwita.wordpress.com/2009/10/11/end-user-computing/
Outsourcing ..
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Outsourcing
Secara umum, istilah outsourcing (Alih Daya) adalah contract (work) out. Menurut Maurice Greaver, Outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside Provider), tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama.
Menurut ahli dari Indonesia, outsourcing atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan alih daya adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan jasa outsourcing). Muzni Tambusai(DirJen Pembinaan Hubungan Industrial Depnakertrans) juga mengemukakan pengertian outsourcing sebagai memborongkan satu bagian atau beberapa bagian kegiatan perusahaan yang tadinya dikelola sendiri kepada perusahaan lain.
Dari beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli, terdapat persamaan dalam menilai outsourcing atau alih daya yaitu terdapat penyerahan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain.
B. Hubungan Hukum Antara Karyawan Outsourcing dengan Perusahaan Pengguna Outsourcing
Hubungan hukum antara perusahaan outsorcing dengan perusahaan pengguna jasa outsourcing diikat melalui suatu perjanjian yang dinamakan Perjanjian Kerjasama, dalam hal penyediaan dan pengelolaan pekerja pada bidang-bidang tertentu yang ditempatkan dan bekerja pada bidang-bidang tertentu yang ditempatkan dan bekerja pada perusahaan pengguna jasa outsourcing.
Dari hubungan kerja ini timbul suatu permasalahan hukum yaitu karyawan outsourcing dalam penempatannya pada perusahaan pengguna outsourcing harus patuh pada Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang digunakan pada perusahaan penggunaan outsourcing tersebut.
Hal yang mendasari karyawan outsorcing harus patuh pada peraturan perusahaan pemberi kerja adalah :
a. Karyawan outsourcing bekerja di tempat atau lokasi perusahaan pemberi kerja
b. Standar Operational Procedures (SOP) atau aturan kerja perusahaan pemberi kerja yang harus dilaksanakan oleh karyawan, dimana semua hal itu tercantum dalam peraturan perusahaan pemberi kerja.
c. Adanya Memorandum of Understanding (MoU) antara perusahaan yang menyediakan jasa outsource dengan perusahaan pemakai jasa outsourcing yang mengatur norma-norma kerja, waktu kerja, dan aturan kerja.
Perjanjian kerjasama antara perusahaan penyedia jasa outsourcing dan perusahaan pengguna jasa outsourcing harus jelas mengatur tentang ketentuanapa saja yang harus ditaati oleh karyawan outsourcing selama ditempatkan pada perusahaan pengguna jasa outsourcing. Akan tetapi tanggung jawab secara hukum atas karyawan outsourcing berada pada perusahaan penyedia jasa outsourcing bukan perusahaan pengguna jasa outsourcing.
C. Perjanjian Dalam Outsourcing
Hubungan kerjasama antara perusahaan outsourcing dengan perusahaan pengguna jasa outsourcing diikat degan suatu perjanjian tertulis. Perjanjian dalam outsourcing dapat berbentuk perjanjian pemborongan pekerjaan atau perjanjian penyediaan jasa pekerja atau buruh.
Dalam penyediaan jasa pekerja terdapat dua tahapan perjanjian yang harus dilalui yaitu :
1. Perjanjian antara perusahaan pemberi pekerjaan dengan perusahaan penyedia jasa outsourcing.
Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pekerjaan kepada perusahaan lain yang menyediakan jasa outsourcing melalui pemborongan kerja atau perjanjian penyediaan jasa pekerja yang dibuat secara tertulis.
Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lain harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama suatu perusahaan
b. Dilakukan degan suatu perintah langsung atau secara tidak langsung dari pemberi pekerjaan
c. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan
d. Tidak menghambat proses produksi secara langsung
Apabila perusahaan pengguna jasa outsourcing menggunakan jasa perusahaan penyedia jasa outsourcing, maka perusahaan pengguna jasa akan membayar sejumlah dana atau management fee kepada perusahaan penyedia jasa outsourcing.
2. Perjanjian perusahaan penyedia jasa outsourcing dengan karyawan
Syarat-syarat yang harus dipenuhi adalah :
a. Adanya hubungan kerja antara karyawan atau pekerja dengan perusahaan penyedia jasa
b. Perjanjian kerja yang berlaku adalah perjanjian kerja yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
c. Perlindungan usaha dan kesejahteraan, syarat-syarat kerja maupun perselisihan yang timbul akan menjadi tanggung jawab dari perusahaan penyedia jasa outsourcing
Jadi, dengan adanya perjanjian tersebut karyawan outsourcing yang bekerja di perusahaan pemberi pekerjaan namun ia tetap berstatus sebagai karyawan perusahaan penyedia jasa. Apabila perjanjian kerjasama antara perusahaan pengguna jasa outsourcing berakhir, maka berakhir juga perjanjian antara perusahaan outsourcing dengan karyawannya.
D. Penentuan Pekerjaan Utama (Core Business) dan Pekerjaan Penunjang (Non Core Business) dalam Perusahaan sebagai Dasar Pelaksanaan Outsourcing
Berdasarkan pasal 66 UU No 13 tahun 200 outsourcing hanya dibolehkan untuk kegiatan penunjang dan kegiatan yang tidak berhubungan secara langsung dengan proses produksi. Peraturan yang diberikan oleh Undang-Undang masih terbatas, karena semakin majunya perkembangan zaman yang menuntut penggunaan outsourcing semakin meluas ke berbagai lini kegiatan perusahaan.
Dalam melakukan perencanaan untuk melakukan outsourcing terhadap tenaga kerjanya mengklasifikasikan pekerjaan utam adan pekerjaan penunjang ke dalam suatu dokumen tertulis dan kemudian melaporkannya kepadainstansi ketenagakerjaan setempat.
E. Pertimbangan Menggunakan Jasa Outsourcing
Pertimbangan yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah sebagai berikut :
a. Mendapat persetujuan dari manajemen bahwa pekerjaan yang akan di outsource bukan merupakan pekerjaan yang kritikal dari perusahaan.
b. Pertimbangkan model outsource yang akan dilakukan
c. Perhitungkan besarnya anggaran yang akan digunakan
d. Lakukan pemilihan vendor
Prinsip dari outsourcing adalah berbagi resiko (sharing risk) maka dalam pemilihan vendor harus berhati-hati. Pilih vendor yang memiliki pengalaman serta ekspertis di bidang bisnis dan human resources juga pastikan vendor tersebut memiliki keuangan yang kuat.
F. Perusahaan Yang Menggunakan Jasa Outsourcing
Outsourcing untuk meraih keunggulan kompetitif dapat dilihat pada indusri-industri mobil besar di dunia seperti Nissan, Toyota, dan Honda. Semula, pada proses produksi mobil, kegiatan utama perusahaan terdiri dari pembuatan desain, pembuatan suku cadang dan perakitan mobil. Karena semakin banyaknya produksi dan tersedia jasa outcoursing, maka pada akhirnya yang menjadi core business perusahan hanya pembuatan desain mobil sementara untuk pembuatan suku cadang dan perakitan diserahkan kepada perusahaan yang melayani jasa outcoursing yang lebih kompeten dalam hal tersebut. Hal ini membuat perusahaan mobil tersebut dapat meraih keunggulan kompetitif.
Di Indonesia, perusahaan besar yang sudah menggunakan jasa outcoursing seperti Citibank. Citibank banyak melakukan outsource untuk tenaga-tenaga ahli, sehingga outcourse tidak lagi sekedar untuk aktivitas-aktivitas penunjang. Perusahaan lain yang juga menggunakan jasa resourcing adalah Bank Mandiri-Hypermart, BNI 46, Bank Bukopin, Bank Mega, ANZ-Panin Bank, PT.Indonesian Satelit Corp (PT Indosat), PT Pertamina Persero, dan sebagainya.
G. Perusahaan Yang Menyediakan Jasa resourcing
Perusahaan di Indonesia yang bergerak di bidang outsourcing antara lain :
a. PT Inaben Jaya Nusantara
Merupakan perusahaan yang bergerak di bidang outsourcing, Consulting & Executive Search.
b. PT Prima Soeka Buana
Bergerak di bidang jasa penyedia tenaga kerja untuk security, cleaning service, Office Boy, dan Parking. Perusahaan ini beralamat di Jl Ruko Plaza Mitra Blok A.17 RT 03 RW01 Kelurahan Sepanjang Jaya Rawa Lumbu Bekasi.
c. PT Arthur Putra Pratama
Beralamat di Jl. Praja Dalam F No 49 (Arteri Pondok Indah)
BAB III
KESIMPULAN
Di masa sekarang, semakin banyak perusahaan yang menggunakan perusahaan yang menyediakan jasa outsourcing. Sebelum melakukan persetujuan atas perjanjian kerjasama, sebaiknya perhatikan dan teliti mengenai persyaratan dan hal yang terkait dalam perjanjian tersebut. Jadi apabila terjadi pelaksanaan yang melanggar dari perjanjian yang telah disepakati dapat melakukan penuntutan secara hukum.
Pelaksanaan outsourcing pada kalangan industri di Indonesia sudah cukup dikenal, dan dalam pelaksanaannya terdapat peraturan-peraturan yang menimbulkan pro dan kontra. Sistem outsourcing dirasa hanya menguntungkan pihak perusahaan dan merugikan pihak karyawan karena kehilangan hak yang bisa diperoleh oleh karyawan yang berstatus pegawai tetap.
Dalam hal ini sebaiknya pemerntah melakukan beberapa revisi mengenai undang-undang outsourcing agar karyawan lebih mempunyai kekuatan hukum dalam menuntut haknya.
PEMBAHASAN
A. Pengertian Outsourcing
Secara umum, istilah outsourcing (Alih Daya) adalah contract (work) out. Menurut Maurice Greaver, Outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside Provider), tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama.
Menurut ahli dari Indonesia, outsourcing atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan alih daya adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan jasa outsourcing). Muzni Tambusai(DirJen Pembinaan Hubungan Industrial Depnakertrans) juga mengemukakan pengertian outsourcing sebagai memborongkan satu bagian atau beberapa bagian kegiatan perusahaan yang tadinya dikelola sendiri kepada perusahaan lain.
Dari beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli, terdapat persamaan dalam menilai outsourcing atau alih daya yaitu terdapat penyerahan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain.
B. Hubungan Hukum Antara Karyawan Outsourcing dengan Perusahaan Pengguna Outsourcing
Hubungan hukum antara perusahaan outsorcing dengan perusahaan pengguna jasa outsourcing diikat melalui suatu perjanjian yang dinamakan Perjanjian Kerjasama, dalam hal penyediaan dan pengelolaan pekerja pada bidang-bidang tertentu yang ditempatkan dan bekerja pada bidang-bidang tertentu yang ditempatkan dan bekerja pada perusahaan pengguna jasa outsourcing.
Dari hubungan kerja ini timbul suatu permasalahan hukum yaitu karyawan outsourcing dalam penempatannya pada perusahaan pengguna outsourcing harus patuh pada Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang digunakan pada perusahaan penggunaan outsourcing tersebut.
Hal yang mendasari karyawan outsorcing harus patuh pada peraturan perusahaan pemberi kerja adalah :
a. Karyawan outsourcing bekerja di tempat atau lokasi perusahaan pemberi kerja
b. Standar Operational Procedures (SOP) atau aturan kerja perusahaan pemberi kerja yang harus dilaksanakan oleh karyawan, dimana semua hal itu tercantum dalam peraturan perusahaan pemberi kerja.
c. Adanya Memorandum of Understanding (MoU) antara perusahaan yang menyediakan jasa outsource dengan perusahaan pemakai jasa outsourcing yang mengatur norma-norma kerja, waktu kerja, dan aturan kerja.
Perjanjian kerjasama antara perusahaan penyedia jasa outsourcing dan perusahaan pengguna jasa outsourcing harus jelas mengatur tentang ketentuanapa saja yang harus ditaati oleh karyawan outsourcing selama ditempatkan pada perusahaan pengguna jasa outsourcing. Akan tetapi tanggung jawab secara hukum atas karyawan outsourcing berada pada perusahaan penyedia jasa outsourcing bukan perusahaan pengguna jasa outsourcing.
C. Perjanjian Dalam Outsourcing
Hubungan kerjasama antara perusahaan outsourcing dengan perusahaan pengguna jasa outsourcing diikat degan suatu perjanjian tertulis. Perjanjian dalam outsourcing dapat berbentuk perjanjian pemborongan pekerjaan atau perjanjian penyediaan jasa pekerja atau buruh.
Dalam penyediaan jasa pekerja terdapat dua tahapan perjanjian yang harus dilalui yaitu :
1. Perjanjian antara perusahaan pemberi pekerjaan dengan perusahaan penyedia jasa outsourcing.
Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pekerjaan kepada perusahaan lain yang menyediakan jasa outsourcing melalui pemborongan kerja atau perjanjian penyediaan jasa pekerja yang dibuat secara tertulis.
Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lain harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama suatu perusahaan
b. Dilakukan degan suatu perintah langsung atau secara tidak langsung dari pemberi pekerjaan
c. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan
d. Tidak menghambat proses produksi secara langsung
Apabila perusahaan pengguna jasa outsourcing menggunakan jasa perusahaan penyedia jasa outsourcing, maka perusahaan pengguna jasa akan membayar sejumlah dana atau management fee kepada perusahaan penyedia jasa outsourcing.
2. Perjanjian perusahaan penyedia jasa outsourcing dengan karyawan
Syarat-syarat yang harus dipenuhi adalah :
a. Adanya hubungan kerja antara karyawan atau pekerja dengan perusahaan penyedia jasa
b. Perjanjian kerja yang berlaku adalah perjanjian kerja yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
c. Perlindungan usaha dan kesejahteraan, syarat-syarat kerja maupun perselisihan yang timbul akan menjadi tanggung jawab dari perusahaan penyedia jasa outsourcing
Jadi, dengan adanya perjanjian tersebut karyawan outsourcing yang bekerja di perusahaan pemberi pekerjaan namun ia tetap berstatus sebagai karyawan perusahaan penyedia jasa. Apabila perjanjian kerjasama antara perusahaan pengguna jasa outsourcing berakhir, maka berakhir juga perjanjian antara perusahaan outsourcing dengan karyawannya.
D. Penentuan Pekerjaan Utama (Core Business) dan Pekerjaan Penunjang (Non Core Business) dalam Perusahaan sebagai Dasar Pelaksanaan Outsourcing
Berdasarkan pasal 66 UU No 13 tahun 200 outsourcing hanya dibolehkan untuk kegiatan penunjang dan kegiatan yang tidak berhubungan secara langsung dengan proses produksi. Peraturan yang diberikan oleh Undang-Undang masih terbatas, karena semakin majunya perkembangan zaman yang menuntut penggunaan outsourcing semakin meluas ke berbagai lini kegiatan perusahaan.
Dalam melakukan perencanaan untuk melakukan outsourcing terhadap tenaga kerjanya mengklasifikasikan pekerjaan utam adan pekerjaan penunjang ke dalam suatu dokumen tertulis dan kemudian melaporkannya kepadainstansi ketenagakerjaan setempat.
E. Pertimbangan Menggunakan Jasa Outsourcing
Pertimbangan yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah sebagai berikut :
a. Mendapat persetujuan dari manajemen bahwa pekerjaan yang akan di outsource bukan merupakan pekerjaan yang kritikal dari perusahaan.
b. Pertimbangkan model outsource yang akan dilakukan
c. Perhitungkan besarnya anggaran yang akan digunakan
d. Lakukan pemilihan vendor
Prinsip dari outsourcing adalah berbagi resiko (sharing risk) maka dalam pemilihan vendor harus berhati-hati. Pilih vendor yang memiliki pengalaman serta ekspertis di bidang bisnis dan human resources juga pastikan vendor tersebut memiliki keuangan yang kuat.
F. Perusahaan Yang Menggunakan Jasa Outsourcing
Outsourcing untuk meraih keunggulan kompetitif dapat dilihat pada indusri-industri mobil besar di dunia seperti Nissan, Toyota, dan Honda. Semula, pada proses produksi mobil, kegiatan utama perusahaan terdiri dari pembuatan desain, pembuatan suku cadang dan perakitan mobil. Karena semakin banyaknya produksi dan tersedia jasa outcoursing, maka pada akhirnya yang menjadi core business perusahan hanya pembuatan desain mobil sementara untuk pembuatan suku cadang dan perakitan diserahkan kepada perusahaan yang melayani jasa outcoursing yang lebih kompeten dalam hal tersebut. Hal ini membuat perusahaan mobil tersebut dapat meraih keunggulan kompetitif.
Di Indonesia, perusahaan besar yang sudah menggunakan jasa outcoursing seperti Citibank. Citibank banyak melakukan outsource untuk tenaga-tenaga ahli, sehingga outcourse tidak lagi sekedar untuk aktivitas-aktivitas penunjang. Perusahaan lain yang juga menggunakan jasa resourcing adalah Bank Mandiri-Hypermart, BNI 46, Bank Bukopin, Bank Mega, ANZ-Panin Bank, PT.Indonesian Satelit Corp (PT Indosat), PT Pertamina Persero, dan sebagainya.
G. Perusahaan Yang Menyediakan Jasa resourcing
Perusahaan di Indonesia yang bergerak di bidang outsourcing antara lain :
a. PT Inaben Jaya Nusantara
Merupakan perusahaan yang bergerak di bidang outsourcing, Consulting & Executive Search.
b. PT Prima Soeka Buana
Bergerak di bidang jasa penyedia tenaga kerja untuk security, cleaning service, Office Boy, dan Parking. Perusahaan ini beralamat di Jl Ruko Plaza Mitra Blok A.17 RT 03 RW01 Kelurahan Sepanjang Jaya Rawa Lumbu Bekasi.
c. PT Arthur Putra Pratama
Beralamat di Jl. Praja Dalam F No 49 (Arteri Pondok Indah)
BAB III
KESIMPULAN
Di masa sekarang, semakin banyak perusahaan yang menggunakan perusahaan yang menyediakan jasa outsourcing. Sebelum melakukan persetujuan atas perjanjian kerjasama, sebaiknya perhatikan dan teliti mengenai persyaratan dan hal yang terkait dalam perjanjian tersebut. Jadi apabila terjadi pelaksanaan yang melanggar dari perjanjian yang telah disepakati dapat melakukan penuntutan secara hukum.
Pelaksanaan outsourcing pada kalangan industri di Indonesia sudah cukup dikenal, dan dalam pelaksanaannya terdapat peraturan-peraturan yang menimbulkan pro dan kontra. Sistem outsourcing dirasa hanya menguntungkan pihak perusahaan dan merugikan pihak karyawan karena kehilangan hak yang bisa diperoleh oleh karyawan yang berstatus pegawai tetap.
Dalam hal ini sebaiknya pemerntah melakukan beberapa revisi mengenai undang-undang outsourcing agar karyawan lebih mempunyai kekuatan hukum dalam menuntut haknya.
Langganan:
Postingan (Atom)